Představme si modelovou situaci, kdy nám je předána pohledávka 14 dnů po dohodnuté době splatnosti:

Společnost AAA dodala společnosti BBB balící papír, který byl podle průvodní dokumentace a dodacího listu dodán dne 19. 5. 2014. Dne 20. 5. 2014 byla odeslána do společnosti BBB faktura – daňový doklad. Přijetí dokladu zástupce společnosti BBB zástupci společnosti AAA potvrdil a s dodávkou bylo dle reportu obchodního oddělení vše v naprostém pořádku. Splatnost faktury nastala 10. 6. 2014. Dne 24. 6. 2014 byla kompletní dokumentace společnosti AAA o pohledávce u společnosti BBB předána Společnosti pro právní služby se žádostí o provedení konzultace.

- Konzultant, který dostane na starost správu pohledávky, si zajistí u klienta veškerou potřebnou dokumentaci. Dokumentace se zpravidla skládá z objednávky, dodacího listu, popřípadě jiné pojmenované smlouvy, ze které má odběratel povinnost plnit na adresu dodavatele.

- Pokud není konzultantovi cokoliv jasné, e-mailem nebo telefonicky kontaktuje klienta a dojde ke konkrétnímu upřesnění zadání. Následně po obdržení kompletní dokumentace k pohledávce, kontaktuje dlužníka (potažmo odběratele) a zjistí, zda má veškeré doklady ve svém účetnictví.

- Vždy komunikujeme s dlužníkem jménem věřitele. Jménem Společnosti pro právní služby komunikujeme pouze na výslovné přání klienta.

Modelový příklad hovoru konzultanta:

„Vážená paní Nováková, tady je Petr Spálený, volám Vám ze společnosti AAA ve věci neuhrazené faktury ze dne 20. 5. 2014. Jedná se o dodávku balicího papíru v množství 38 rolí, v celkové hodnotě 7 680 Kč vč. DPH. Faktura byla splatná 10. 6. 2014, avšak podle poslední zprávy z účetního oddělení, platba nebyla do dnešního dne připsána na náš účet. Mohl bych Vás požádat, abyste překontrolovala, zda máte předmětnou fakturu u Vás v účetní evidenci a podala mi zprávu? Směl bych Vám doklady k této zakázce poslat na Váš email? Jaká je Vaše emailová adresa?“

V tento moment odesílá konzultant Společnosti pro právní služby jménem zadavatele, společnosti AAA, na adresu dlužníka, společnosti BBB a oprávněného pracovníka BBB, kompletní kopie veškeré dokumentace tak, abychom předešli častým výmluvám, proč odběratel nezaplatil fakturu včas.

Naši zkušení konzultanti se vždy soustředí na to, aby od dlužníka dostali maximum validních informací, které vždy promítnou do podrobného reportu zadavateli. Použijme výše uvedený příklad pro sestavení výstupu pro klienta, který může znít asi takto:

24. 6. 2014 byl prostřednictvím Společnosti pro právní služby kontaktován dlužník s žádostí o úhradu faktury za dodané zboží společností AAA, společnosti BBB. Zástupce dlužníka uvedl na upomínku informaci, že k úhradě faktury dojde nejpozději 10. 7. 2014.
S následující informací konzultant naloží takto: Zapíše předmětnou informaci do podrobného reportu, který předáváme klientovi, následně si do interního systému a interního diáře poznačí, že nejpozději 11. 7. 2014 musí kontaktovat osobu dlužníka s dotazem, jak vypadá úhrada pohledávky společnosti AAA.